سند حسابداری یکی از مهم‌ترین ابزارها در سیستم مالی و حسابداری است. هر رویداد مالی که در یک شرکت یا سازمان رخ می‌دهد باید در قالب سند حسابداری ثبت شود تا امکان کنترل، بررسی و گزارش‌گیری فراهم گردد. در این مقاله به تعریف سند حسابداری، اجزای آن، نمونه اسناد و نحوه انتقال اطلاعات به دفتر روزنامه می‌پردازیم.
تعریف سند حسابداری
طبق ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم، سند حسابداری عبارت است از نوشته‌ای که در آن یک یا چند عملیات مالی و پولی انجام‌شده به حساب‌های بدهکار یا بستانکار تجزیه و تحلیل می‌شود. سند حسابداری پس از امضا و تأیید مرجع ذیصلاح، قابلیت ثبت در دفاتر معین، روزنامه و کل را خواهد داشت.
اجزای سند حسابداری
یک سند حسابداری استاندارد شامل اجزای زیر است:
شماره سند – نشان‌دهنده تعداد اسناد صادر شده از ابتدای دوره مالی.
تاریخ – تاریخ وقوع رویداد مالی.
شماره دفتر روزنامه – شماره صفحه دفتر روزنامه‌ای که رویداد به آن منتقل شده است.
تعداد ضمائم – تعداد فاکتورها یا مدارک مرتبط با رویداد.
کد حساب – کدی که از کدینگ حساب‌ها استخراج می‌شود.
ستون شرح – نام حساب بدهکار در سطر اول و حساب بستانکار در سطر بعدی درج می‌شود.
ستون بدهکار – مبلغ بدهکار در این قسمت ثبت می‌گردد.
ستون بستانکار – مبلغ بستانکار در این قسمت نوشته می‌شود.
نکته: همیشه حساب بدهکار در سطر اول و حساب بستانکار در سطر بعدی نوشته می‌شود.
از صفر تا استخدام: دوره کامل حسابداری در آموزشگاه حسابداری نشان برتر — ظرفیت محدود!
نمونه سند حسابداری
| شماره | تاریخ | شرکت | شماره صفحه دفتر روزنامه | تعداد ضمائم |
|---|---|---|---|---|
| 101 | 16/1/1404 | شرکت جلالی | – | – |
| ردیف | کد حساب | شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 00100010 | بانک – سرمایه اولیه بابت سرمایه اولیه شرکت | 200,000,000 | 200,000,000 |
| جمع کل | 200,000,000 | 200,000,000 | ||
مثال دوم از سند حسابداری
| شماره | تاریخ | شرکت | شماره صفحه دفتر روزنامه | تعداد ضمائم |
|---|---|---|---|---|
| 102 | 16/1/1404 | شرکت جلالی | – | – |
| ردیف | کد حساب | شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 00100010 | ساختمان | 80,000,000 | – |
| 2 | 0010010 | بانک | – | 40,000,000 |
| 3 | 00200011 | اسناد پرداختنی بابت خرید ساختمان | – | 40,000,000 |
| جمع کل | 80,000,000 | 80,000,000 | ||
دفتر روزنامه
پس از ثبت رویدادهای مالی در سند حسابداری، باید اطلاعات به دفتر روزنامه منتقل شود.
انواع دفتر روزنامه
دفتر روزنامه عمومی – ثبت کلیه رویدادهای مالی شرکت به ترتیب تاریخ.
دفتر روزنامه اختصاصی – ثبت رویدادهای خاص مثل خرید و فروش، بانک یا صندوق.
طبق آیین‌نامه اجرایی و تبصره ماده 95 قانون مالیات‌های مستقیم، همه اشخاص حقیقی و حقوقی موظفند رویدادهای مالی خود را در دفتر روزنامه ثبت نمایند.
دیپلم معتبر حسابداری ویژه اشتغال و قبولی در دانشگاه‌های معتبر
اجزای دفتر روزنامه
ستون ردیف – شماره ترتیب رویداد.
ستون تاریخ – تاریخ انتقال رویداد.
ستون شرح – توضیحات شامل حساب‌های بدهکار و بستانکار.
ستون عطف – شماره سند حسابداری مربوطه.
ستون بدهکار و بستانکار – مبالغ ثبت‌شده به ترتیب.
نمونه ثبت در دفتر روزنامه
| شماره: 101 | شرکت جلالی | شماره صفحه دفتر روزنامه: – |
| تاریخ: 16/1/1404 | سند حسابداری | تعداد ضمائم: – |
| ردیف | کد حساب | شرح | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 00100010 | بانک – سرمایه اولیه بابت سرمایه اولیه شرکت | 200,000,000 | 200,000,000 |
| جمع کل | 200,000,000 | 200,000,000 | ||
| تهیه‌کننده: ………… | تأییدکننده: ………… | تصویب‌کننده: ………… |
جمع‌بندی سند حسابداری
ثبت صحیح رویدادهای مالی در سند حسابداری و انتقال آن به دفتر روزنامه، پایه و اساس گزارش‌های مالی معتبر است. رعایت اصول و اجزای سند حسابداری، علاوه بر ایجاد شفافیت مالی، از نظر قانونی نیز الزامی است و به مدیران و حسابداران کمک می‌کند تا تصمیم‌گیری‌های دقیق‌تری داشته باشند.
یکی از منابع : investopedia
سوالات متداول درباره سند حسابداری
1. سند حسابداری چیست؟
سند حسابداری نوشته‌ای است که در آن یک یا چند رویداد مالی ثبت و تحلیل می‌شود. این سند مبنای انتقال اطلاعات به دفتر روزنامه و کل است.
2. چه تفاوتی بین سند حسابداری و دفتر روزنامه وجود دارد؟
سند حسابداری ابتدا برای ثبت و تجزیه‌وتحلیل رویدادهای مالی تهیه می‌شود، سپس اطلاعات آن به دفتر روزنامه منتقل می‌گردد. دفتر روزنامه ترتیب زمانی و قانونی ثبت رویدادها را مشخص می‌کند.
3. چه کسانی باید سند حسابداری را امضا کنند؟
تهیه‌کننده، تأییدکننده و تصویب‌کننده از افراد ذیصلاح هستند که باید سند حسابداری را امضا کنند تا قابلیت ثبت در دفاتر قانونی را داشته باشد.
4. اجزای اصلی سند حسابداری کدام‌اند؟
شماره سند، تاریخ، شماره دفتر روزنامه، تعداد ضمائم، کد حساب، شرح، ستون بدهکار و ستون بستانکار اجزای اصلی یک سند حسابداری هستند.
5. آیا همیشه حساب بدهکار در سند حسابداری قبل از حساب بستانکار نوشته می‌شود؟
بله؛ طبق اصول حسابداری، ابتدا حساب بدهکار ثبت می‌شود و سپس حساب بستانکار در ردیف بعدی درج می‌گردد.
6. چرا ثبت سند حسابداری اهمیت دارد؟
زیرا سند حسابداری پایه اصلی گزارش‌های مالی و قانونی شرکت است و بدون آن امکان بررسی وضعیت مالی، تهیه ترازنامه و حسابرسی دقیق وجود ندارد.
7. آیا می‌توان چند رویداد مالی را در یک سند حسابداری ثبت کرد؟
بله؛ در یک سند می‌توان چند رویداد مرتبط را ثبت کرد، اما هر ردیف باید به طور جداگانه کد حساب، شرح و مبلغ بدهکار یا بستانکار داشته باشد.
